Caso de Estudio · Cirugías42 horas recuperadas en 24 días. Sin ampliar el equipo administrativo.
El equipo redujo en 52% el tiempo de programación quirúrgica y automatizó 111 confirmaciones sin aumentar personal. Ahorro estimado de $656.000 COP en 24 días con proyección anual de $40.6M COP.
Programar una cirugía tomaba más tiempo del necesario.
El proceso dependía de transcripción manual, llamadas de confirmación y archivos compartidos. Cada procedimiento requería tiempo administrativo que podía destinarse a otras tareas.
Transcripción manual
25 minutos por cirugía
Cada cirugía requería registrar información de forma manual, aumentando tiempos operativos y el riesgo de errores.
Confirmaciones una a una
7 minutos por confirmación
Las confirmaciones dependían de llamadas y mensajes realizados por el equipo administrativo.
Información dispersa
Sin centralización ni respaldo
La programación quirúrgica se gestionaba desde archivos compartidos sin trazabilidad centralizada.
Poca visibilidad
Decisiones sin datos en tiempo real
La información para planificar volumen, especialidades y brigadas no estaba disponible en tiempo real.
El mismo equipo. Más capacidad operativa.
La mejora no vino de contratar más personas. Vino de eliminar tareas repetitivas y simplificar el proceso de programación quirúrgica.
Antes de COCO · Proceso Manual
Con COCO · Capacidad Recuperada
Antes
25 minutos por programación: transcripción manual de cada orden física, procedimientos, insumos y datos del paciente.
Con COCO
12 minutos por programación. El sistema completa insumos automáticamente al seleccionar el procedimiento, 13 minutos menos por cirugía.
Antes
Confirmaciones una a una: llamada individual a cada paciente sin registro de estado.
Con COCO
111 confirmaciones enviadas automáticamente por correo. Esa tarea desapareció del flujo diario del equipo.
Antes
Información en archivos compartidos: toda la programación quirúrgica en un Drive sin trazabilidad centralizada.
Con COCO
Información centralizada en una sola plataforma, accesible en tiempo real desde el primer día.
Antes
Sin visibilidad operativa: conocer el volumen mensual o la distribución por especialidad requería construir la información a mano.
Con COCO
Indicadores disponibles en tiempo real desde el primer día: procedimientos por especialidad, aseguradora y estado.
Antes
Planificación sin datos: brigadas y volumen se decidían sin indicadores históricos ni visibilidad de capacidad.
Con COCO
Tablero operativo activo. La planificación de brigadas ahora tiene datos reales como el mínimo documentado.
Resultados medidos durante los primeros 24 días.
Datos de reducción del tiempo administrativo dedicado a la programación y seguimiento de procedimientos quirúrgicos. Fuentes: Looker y Amplitude.
Desglose del ahorro operativo
Base: salario referencia $3.000.000 COP/mes · 192h laborales · $260 COP/min
| Componente | Antes | Con COCO | Tiempo recuperado | Ahorro estimado |
|---|---|---|---|---|
Agendamiento 134 procedimientos | 25 min · Drive manual | 12 min · Funnel COCO | 29 horas | $453.000 COP |
Confirmaciones 111 reservas | 7 min · llamada / WhatsApp | 0 min · correo automático | 13 horas | $202.000 COP |
| Total 24 días | 42 horas | $656.000 COP |
Procedimientos más frecuentes · Top 5
Distribución del volumen quirúrgico digitalizado
Cobertura por aseguradora
134 citas en el periodo
73% de conversión en el proceso de programación
151 inicios de programación y 111 reservas confirmadas. Pico el 4 de mayo: 34 inicios con 97% de conversión.
Más volumen. El mismo equipo.
Los datos medidos corresponden a consulta externa. Al incorporar brigadas y urgencias, el ahorro escala proporcionalmente sin aumentar la estructura administrativa.
Hoy · Solo Consulta Externa
~167 cirugías / mes
COP eficiencia operativa / año
- · Consulta externa únicamente
- · Sin brigadas · sin urgencias
- · $656K COP documentados en 24 días
multiplicador
Con Operación Completa · 650 cx / mes
Consulta externa + Brigadas + Urgencias
COP eficiencia operativa / año
- · Consulta externa: ~450 cx/mes
- · Brigadas: ~100 cx/mes
- · Urgencias: ~100 cx/mes
Escenario Conservador
600 cirugías / mes
COP / año
Escenario Base Proyectado
650 cirugías / mes
COP / año
Escenario Máximo
700 cirugías / mes
COP / año
Cada hora recuperada incrementa la capacidad operativa.
Las brigadas quirúrgicas son el impacto adicional de mayor magnitud — cada evento de 90-100 procedimientos amplifica directamente el retorno.
Escenario Base
COP / año · operación normal
Sin brigadas. Proyección basada en volumen documentado de 3-5 cirugías diarias.
584 horas operativas recuperadas / año
Escenario Recomendado
COP / año · 1 brigada/mes
Cada brigada libera 32 horas adicionales y genera $495.000 COP. El retorno anual aumenta 87% frente al base.
888 horas recuperadas / año · +87% vs base
Escenario Máximo
COP / año · 2 brigadas/mes
Con dos brigadas mensuales el valor económico aumenta 172% sin incremento de nómina administrativa.
1.272 horas recuperadas / año · +172% vs base
Con operación completa la institución puede gestionar entre 600 y 700 procedimientos al mes. Equivale a recuperar más de 200 horas mensuales y un ahorro estimado de $3.38M COP / mes.
Lo que cambió en la operación.
Cuatro cambios concretos que definen cómo se transformó la operación quirúrgica en los primeros 24 días.
Información centralizada
Centralización desde el día 1Toda la programación quirúrgica quedó consolidada en una única plataforma con acceso en tiempo real. Antes, la información vivía en un archivo compartido sin respaldo — un solo punto de falla para toda la operación.
111 confirmaciones automatizadas
$202.000 COP ahorradosEl equipo dejó de invertir tiempo en llamadas y seguimiento manual. En 24 días se automatizaron 111 confirmaciones — $202.000 COP de ahorro estimado y cero riesgo de omisión en la notificación al paciente.
Programación más rápida
25 min → 12 min por procedimientoEl tiempo promedio pasó de 25 a 12 minutos. 13 minutos menos por cirugía × 134 procedimientos = 29 horas recuperadas en los primeros 24 días solo en programación.
Mayor capacidad para crecer
$40.6M COP proyectados / añoLa operación puede absorber más procedimientos sin incorporar personal administrativo. Al sumar brigadas y urgencias, el volumen mensual puede alcanzar 650 procedimientos y el ahorro sube a $40.6M COP anuales.
El mismo proceso. Los mismos números. En cada procedimiento.
Impacto operacionalHospital colombianoMódulo de Cirugías COCO
Tiempo reducido. Eficiencia operativa. Ahorro económico. Mayor capacidad quirúrgica.
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